A székhelyszolgáltatási szerződés és a székhelyszolgáltatás díjának összefüggése
A székhelyszolgáltatási szerződés megkötése után a folyamat általában kifejezetten gördülékeny, mégis érdemes előre tisztában lenni a teendőkkel, a szükséges dokumentumokkal, illetve, hogy mire számíthatunk a szolgáltatás megkezdése során. A szerződés rögzíti a szolgáltató és a vállalkozás közötti megállapodás pontos feltételeit. Tartalmazza a székhely használatának részleteit, a szolgáltatás elemeit, a fizetési feltételeket, és természetesen a székhelyszolgáltatás díja is benne van.
Ha a vállalkozásnak korábban más székhelye volt, a cégbíróságnál módosítani kell a székhely adatait. Ehhez szükség lehet ügyvédi közreműködésre, amit egyes szolgáltatók biztosítanak. Székhelyváltáskor a cégbélyegzőt is cserélni kell, illetve egyéb hivatalos dokumentumokon (pl. számlázási rendszerben) is át kell írni a címet. Ha új cég alapításáról van szó, akkor rögtön a székhelyszolgáltató által biztosított cím kerül a cégjegyzékbe és a többi felsorolt helyekre is. Az ügyfeleket és üzleti partnereket érdemes mihamarabb értesíteni a székhelycím változásáról.
A hatóságok (pl. NAV) automatikusan értesülnek az új székhelyről a cégbírósági bejegyzést követően. Ha már szó esett erről: a székhelyszolgáltatás díja tartalmazni szokta a NAV-val és egyéb hivatalos szervekkel való kapcsolattartást is. A szolgáltató bármilyen hatósági ellenőrzés vagy NAV-látogatás esetén biztosítja a megfelelő jogi és infrastrukturális hátteret, illetve értesíti a vállalkozást minden hivatalos megkeresésről.
A szolgáltató már a szerződés aláírásától kezdve jogosult átvenni a vállalkozás hivatalos postai küldeményeit. A postakezelés módját előre tisztázni kell: szkenneléssel, elektronikus úton, vagy postai úton továbbítják a beérkező leveleket. Illetve a személyes átvétel is szóba jöhet, és ezeknek különböző kombinációi, a székhelyszolgáltatás díjától, a szerződésben foglalt megállapodástól függően.
Általánosságban elmondható, hogy a vállalkozások professzionális háttértámogatásra számíthatnak adminisztratív és jogi ügyekben a székhelyszolgáltatótól, de ennek pontos köre a választott csomagtól, ezzel együtt a székhelyszolgáltatás díjától függ.